En rad i bokföringen är bara en siffra tills någon kan visa var den kommer ifrån. Det underlaget kallas verifikation, och principen är enkel att formulera även om den är avgörande i praktiken: ingen bokförd post utan ett underlag som styrker den.
Vad det är
En verifikation ska bland annat innehålla datum, vem motparten är, vad affärshändelsen avser, en specifikation och belopp. Det kan vara en faktura, ett kvitto eller ett kontoutdrag, men oavsett form ska den innehålla tillräckligt för att någon i efterhand, till exempel en revisor eller Skatteverket, ska kunna förstå exakt vad som hänt utan att fråga.
Räkenskapsinformationen, alltså verifikationerna tillsammans med bokföringen de styrker, ska arkiveras i ordnat skick inom landet i minst sju år. Det gäller oavsett om företaget drivs som enskild näringsverksamhet, handelsbolag, aktiebolag eller ekonomisk förening, företagsformer som alla är bokföringsskyldiga på var sitt sätt.
Vid sidan av vilket underlag som krävs finns frågan om när en affärshändelse ska bokföras. Här finns två principer. Kontantmetoden innebär att köp och försäljning bokförs när betalning görs eller tas emot, alltså vid det datum pengarna faktiskt rör sig. Fakturametoden innebär i stället att fakturor bokförs när de utfärdas eller tas emot, oavsett när de betalas. Skillnaden kan verka teknisk, men den avgör i vilken period, och därmed ofta i vilket räkenskapsår, en affärshändelse landar.
Oavsett vilken metod som används gäller samma krav på underlaget. En verifikation som styrker en faktura ska fortfarande visa datum, motpart, vad det gäller och belopp, precis som en verifikation som styrker en kontant betalning ska göra. Metoden avgör bara tidpunkten för bokföringen, inte vilka uppgifter som krävs i underlaget.
Varför det spelar roll
Utan verifikationer går det inte att i efterhand kontrollera att bokföringen stämmer, vilket är precis den kontroll som debet och kredit bygger på: att siffrorna går ihop säger bara att bokföringen är intern konsekvent, inte att den beskriver verkligheten korrekt. Det är verifikationen som knyter ihop den interna konsistensen med vad som faktiskt hänt.
Valet av metod spelar roll av en annan anledning: det påverkar när en kostnad eller intäkt syns i resultatet, och när ingående moms blir avdragsgill. Köps en vara i december men betalas i januari hamnar affärshändelsen i olika räkenskapsår beroende på om företaget bokför enligt faktura- eller kontantmetoden, vilket i sin tur kan påverka både resultaträkningen för respektive år och när momsen ska redovisas.
Det är också verifikationen som avgör vilket underlag som ligger till grund för avdrag för ingående moms. Ett inköp utan ett giltigt underlag, till exempel en faktura eller ett kvitto som visar momsbeloppet, gör det svårare att i efterhand visa att den ingående momsen hör till en verklig affärshändelse i verksamheten. Det är en av anledningarna till att kraven på vad en verifikation ska innehålla tas på allvar redan när underlaget skapas, inte först den dag bokföringen ska stämmas av eller granskas.
Räkna själv
Ett företag köper varor för 10 000 kronor plus moms den 28 december. Fakturan betalas den 15 januari året därpå. Tabellen visar när köpet bokförs beroende på metod, och vilket räkenskapsår det hamnar i om räkenskapsåret följer kalenderåret.
| Kontantmetoden | Fakturametoden | |
|---|---|---|
| Bokförs vid | Betalningsdatum, 15 januari | Fakturadatum, 28 december |
| Räkenskapsår | Nästa år | Innevarande år |
| Verifikation | Kontoutdrag som visar betalningen | Fakturan som mottogs |
| Ingående moms redovisas | Vid betalningen, i det nya året | Vid fakturan, i det gamla året |
Samma affärshändelse, samma belopp, men två olika svar på frågan i vilken period den ska bokföras. Det är precis den typen av skillnad som gör att metodvalet behöver vara konsekvent snarare än att växla från fall till fall.
Vanliga missförstånd
- Att ett kvitto alltid räcker som verifikation oavsett vad det saknar. Underlaget måste innehålla det som krävs, bland annat vad affärshändelsen avser och vem motparten är, inte bara ett belopp.
- Att kontantmetoden och fakturametoden är samma sak fast med olika namn. De ger olika svar på i vilken period en affärshändelse bokförs, vilket kan flytta resultat mellan räkenskapsår.
- Att sjuårskravet på arkivering bara gäller aktiebolag. Kravet gäller all bokföringsskyldig verksamhet, inklusive enskild näringsverksamhet.
- Att en muntlig överenskommelse kan ersätta en verifikation så länge båda parter minns vad som avtalades. Bokföringen ska kunna styrkas av underlag, inte av minnet hos de inblandade.
- Att valet mellan kontantmetoden och fakturametoden bara är en smaksak utan konsekvens. Metoden avgör vilket räkenskapsår en affärshändelse hamnar i, och därmed även när den påverkar det redovisade resultatet och momsen för perioden.