Den som öppnar ett bokföringsprogram för första gången möter ofta två kolumner som verkar godtyckligt döpta: debet och kredit. De är inte plus och minus, och de är inte bra och dåligt. De är två sidor av samma mynt, och hela poängen med debet och kredit är att varje affärshändelse alltid syns på båda sidorna samtidigt.
Vad det är
Principen kallas dubbel bokföring, och den är enklare än namnet låter. Varje affärshändelse, ett köp, en försäljning, en betalning, bokförs på minst två konton: ett konto debiteras och ett annat krediteras, med exakt samma belopp. Köper företaget en dator kontant ökar tillgången “dator” (debet) samtidigt som tillgången “kassa” minskar (kredit). Ingenting uppstår ur tomma intet och ingenting försvinner spårlöst, pengarna eller värdet flyttar bara mellan konton.
Vilket konto som debiteras och krediteras beror på vilken typ av konto det är. Tillgångar och kostnader ökar normalt i debet och minskar i kredit. Skulder, eget kapital och intäkter fungerar tvärtom: de ökar i kredit och minskar i debet. Det är inte en godtycklig regel utan en konsekvens av att böckerna alltid ska gå ihop, vilket är precis det nästa avsnitt handlar om.
Kontona i sig är sorterade i en kontoplan, en förteckning över vilka konton som finns och vad de representerar, till exempel ett konto för kassa, ett för leverantörsskulder och ett för försäljning. Summan av alla konton, med sina debet- och kreditsaldon, bygger till sist upp balansräkningen och resultaträkningen.
Varför det spelar roll
Dubbel bokföring är inte en byråkratisk omväg, den är själva kontrollmekanismen. Om summan av alla bokförda belopp i debet inte är exakt lika stor som summan i kredit har något blivit fel, en post glömts, ett belopp skrivits fel, eller en affärshändelse bokförts på fel sida. Den kontrollen, att debet är lika med kredit, är inbyggd i systemet och gör det möjligt att upptäcka fel innan de får konsekvenser längre fram i bokslutet.
Det är också detta system som ligger bakom att fysiska personer med enskild näringsverksamhet är bokföringsskyldiga, liksom aktiebolag, handelsbolag och ekonomiska föreningar alltid är det, oavsett storlek på verksamheten. Bokföringsskyldigheten är inte kopplad till hur stort företaget är, utan till att det bedriver näringsverksamhet över huvud taget.
Utan att förstå debet och kredit blir resten av bokföringen och bokslutet svårt att följa, eftersom varenda rad i en resultaträkning eller balansräkning i grunden är summan av en mängd sådana dubbla bokföringar.
Räkna själv
Ett litet exempel: ett företag köper kontorsmaterial för 2 000 kronor kontant, säljer en tjänst för 5 000 kronor mot faktura, och betalar sedan en leverantörsskuld på 3 000 kronor från banken. Så bokförs de tre händelserna:
| Händelse | Konto (debet) | Belopp debet | Konto (kredit) | Belopp kredit |
|---|---|---|---|---|
| Köp av kontorsmaterial kontant | Kontorsmaterial (kostnad) | 2 000 kr | Kassa (tillgång) | 2 000 kr |
| Försäljning av tjänst mot faktura | Kundfordran (tillgång) | 5 000 kr | Försäljning (intäkt) | 5 000 kr |
| Betalning av leverantörsskuld | Leverantörsskuld (skuld) | 3 000 kr | Bank (tillgång) | 3 000 kr |
| Summa | 10 000 kr | 10 000 kr |
Kontrollen är den sista raden: summan i debet, 2 000 plus 5 000 plus 3 000, blir 10 000 kronor. Summan i kredit blir också 2 000 plus 5 000 plus 3 000, alltså 10 000 kronor. De två sidorna är lika stora, vilket är precis vad de alltid ska vara när bokföringen stämmer.
Vanliga missförstånd
- Att debet betyder “plus” och kredit betyder “minus”. Vilken sida som ökar eller minskar beror på kontotyp: för tillgångar och kostnader ökar debet, för skulder, eget kapital och intäkter ökar kredit i stället.
- Att en enskild affärshändelse bara påverkar ett konto. Dubbel bokföring innebär per definition att minst två konton berörs varje gång, aldrig bara ett.
- Att “böckerna går ihop” bara är en kontrollrutin i efterhand. Det är den grundläggande mekaniken i hur varje enskild post bokförs, inte något som läggs på i slutet.
- Att kontantmetoden och fakturametoden påverkar principen om debet och kredit. De styr bara när en affärshändelse bokförs, inte att den alltid bokförs dubbelt, något som verifikationer går vidare in på.