Under året bokförs varje faktura, varje betalning och varje kvitto löpande, i den ordning de händer. Ett bokslut är stunden då den löpande bokföringen sammanfattas och stäms av mot verkligheten: vad företaget faktiskt äger, är skyldigt, och har tjänat under året.
Vad ett bokslut är
En fysisk person med enskild näringsverksamhet vars nettoomsättning normalt understiger 3 miljoner kronor får upprätta ett förenklat årsbokslut, som består av en resultaträkning och en balansräkning. Aktiebolag, handelsbolag och ekonomiska föreningar upprättar i stället alltid en fullständig årsredovisning, som för aktiebolag ska ha kommit in till Bolagsverket senast sju månader efter räkenskapsårets slut.
Vilket regelverk årsredovisningen följer beror på företagets storlek: K1 är det förenklade årsbokslutet, K2 är årsredovisning i mindre företag, och K3 är huvudregelverket för större företag och koncerner. Bakom varje post i bokslutet ska det finnas en verifikation, med bland annat datum, motpart, vad affärshändelsen avser och belopp, och den ska sparas i ordnat skick i minst sju år.
Skyldigheten att bokföra löpande under året gäller oavsett företagsform. En fysisk person med enskild näringsverksamhet är bokföringsskyldig, och aktiebolag, handelsbolag och ekonomiska föreningar är det alltid, oavsett storlek. Bokslutet bygger vidare på just den löpande bokföringen. Det tillför inget nytt underlag, utan sammanställer och justerar det som redan finns bokfört.
Varför det spelar roll
Den löpande bokföringen registrerar affärshändelser när de sker. Men en del kostnader och intäkter hör egentligen till en annan period än den de bokfördes eller betalades i, och de behöver justeras i bokslutet för att resultatet ska ge en rättvisande bild av just det här räkenskapsåret. Två återkommande justeringar är periodisering, att flytta en kostnad eller intäkt till den period den faktiskt hör till, och avskrivning, att fördela kostnaden för en tillgång över de år den används i stället för att ta hela kostnaden det år den köptes. Principen periodisering gicks igenom mer i detalj i lektionen om resultaträkningen, och den ligger till grund för flera av justeringarna som görs i just bokslutet.
Räkna själv
Ett företag gör två bokslutsjusteringar för räkenskapsåret. I november betalade företaget en försäkringspremie på 24 000 kronor som täcker tolv månader framåt, december till och med november nästa år. Bara en av de tolv månaderna, december, hör till det här räkenskapsåret. I januari köpte företaget dessutom utrustning för 100 000 kronor med en ekonomisk livslängd på 5 år, och skriver av den rakt över åren.
| Justering | Totalt belopp | Årets andel | Effekt på resultatet |
|---|---|---|---|
| Periodisering av försäkringspremie | 24 000 kr | 2 000 kr | Kostnad minskar med 22 000 kr jämfört med att ta hela beloppet på en gång |
| Avskrivning av utrustning | 100 000 kr | 20 000 kr per år | Kostnad blir 20 000 kr, resterande 80 000 kr kvarstår i balansräkningen |
Utan de här två justeringarna hade resultatet sett annorlunda ut: försäkringen hade belastat resultatet med hela 24 000 kronor på en gång i stället för med 2 000 kronor, och utrustningen hade antingen kostnadsförts direkt med 100 000 kronor eller inte alls, i stället för att fördelas jämnt över de fem år den faktiskt används.
Lägg de två justeringarna ihop, och skillnaden mot att inte justera alls blir 22 000 kronor lägre kostnad från periodiseringen och 20 000 kronor högre kostnad från avskrivningen, ett nettotillskott på 2 000 kronor i lägre kostnad för just det här räkenskapsåret. Nästa år försvinner periodiseringseffekten, medan avskrivningen på utrustningen återkommer med samma belopp varje år tills hela anskaffningsvärdet är avskrivet.
Vanliga missförstånd
- Att tro att bokslutet bara är en formalitet. Justeringarna i bokslutet, som periodisering och avskrivning, kan ändra resultatet väsentligt jämfört med den obearbetade löpande bokföringen.
- Att blanda ihop när en kostnad betalas med när den hör hemma i resultatet. En försäkring som betalas i november kan ändå till största delen höra till nästa räkenskapsår.
- Att tro att avskrivning innebär att pengar lämnar företaget just det året. Pengarna lämnade redan företaget vid inköpet, avskrivningen fördelar bara den kostnaden över tid.
- Att blanda ihop K1, K2 och K3 som om de vore samma sak. De tre regelverken gäller olika typer och storlekar av företag, och ger inte samma krav på innehåll.
Den här lektionen avslutar kursen i företagsekonomi. Testa vad som fastnat i provet för företagsekonomi, eller gå tillbaka till kursöversikten.