Kassaflödet visar vad som faktiskt hänt med pengarna på kontot under en period, snarare än vad som bokförts som intäkt eller kostnad. Ett företag kan bokföra en försäljning i samma stund fakturan skickas, men pengarna kanske inte kommer in förrän flera veckor senare. Den skillnaden i tid är precis det som gör att resultat och kassaflöde kan se väldigt olika ut för samma period.
Ett exempel: ett företag skickar fakturor för 200 000 kronor under en månad och bokför det som intäkt direkt. Om kunderna betalar sent, säg först nästa månad, kan kassaflödet ändå vara svagt eller till och med negativt under den första månaden, trots att resultaträkningen visar en fin försäljningssiffra. Samtidigt måste företaget kanske betala löner, hyra och leverantörsfakturor löpande, oavsett när de egna kundfakturorna betalas.
Den vanligaste sammanblandningen är att tro att ett företag som går med vinst automatiskt har gott om pengar. Det stämmer inte alltid. Ett företag kan vara lönsamt på pappret men ändå få slut på pengar i kassan, om kunderna betalar sent eller om stora investeringar görs samtidigt. Omvänt kan ett företag med svagare resultat ha ett starkt kassaflöde, om det har snabbt betalande kunder och låga bundna kostnader. Resultat och kassaflöde mäter alltså två olika saker, och båda behövs för att förstå hur ett företag faktiskt mår.